Petanqueclub Oisterwijk
huishoudelijk reglement
Zoals vastgesteld door ALV te Oisterwijk op 27-11-2019, met aanpassingen WBTR (17/11/2021)
1. Algemeen
1.1. Het Huishoudelijk Reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld bij notariële akte van 7 maart 2007.
1.2. Behoudens het bepaalde in de statuten van de vereniging worden de regels door dit Huishoudelijk Reglement beheerst.
2. Organisatie
De organisatie van de vereniging is naast de algemene ledenvergadering ingericht met een bestuur, een kascommissie, een ledenraad van advies en zes taakgerelateerde commissies, te weten:
2.1. De commissie beheer horeca-activiteiten, hierna te noemen “de barcommissie”.
2.2. De commissie competitie, verenigingsactiviteiten, en andere evenementen, hierna te noemen “de evenementencommissie”.
2.3. De commissie beheer en onderhoud gebouwen en terrein, installaties en andere roerende eigendommen, hierna te noemen “de commissie onderhoud”.
2.4. De commissie reclame, communicatie en public relations, hierna te noemen “de PR-commissie”.
2.5. De commissie betrokken bij het lief en leed van leden, hierna te noemen “de commissie Lief en Leed”.
2.6. De commissie ter stimulering van goede onderlinge verhoudingen en bemiddeling bij geschillen tussen de leden, hierna te noemen “de Commissie Bouwen aan Vertrouwen’. De commissie Bouwen aan Vertrouwen handelt onafhankelijk van het bestuur in strikte vertrouwelijkheid. De leden van de commissie Bouwen aan Vertrouwen zijn onafhankelijke leden en zijn dus noch lid van een andere commissie noch lid van het bestuur.
Het verzoek tot bemiddeling door deze commissie kan komen van alle leden en commissies van PCO.
3. Taken en bevoegdheden
3.1. Algemeen
De hieronder opgenomen taken en bevoegdheden zijn van toepassing onverminderd wat in de statuten is bepaald.
3.2. Bestuur
Onder de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur vallen:
3.2.1. De algemene leiding van de vereniging.
3.2.2. De uitvoering van de door de Algemene Ledenvergadering genomen besluiten.
3.2.3. Het toezicht op naleving van de statuten, reglementen en besluiten.
3.2.4. Benoeming, ontslag en schorsing van de voorzitters en leden van taakgerelateerde commissies op voordracht van de betreffende commissie.
3.2.5. Het vaststellen van de jaarbudgetten van de commissies en het houden van toezicht hierop. Het bestuur kan aanwijzingen geven voor het beheer en de verantwoording van de jaarbudgetten.
3.3. Voorzitter
Onder taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de voorzitter vallen:
3.3.1. Leidinggeven aan het Bestuur, het Afstemmingsoverleg en de Algemene Ledenvergadering.
3.3.2. Leidinggeven aan en toezicht houden op het verenigingsleven in algemene zin.
3.3.3. De toegang tot alle commissievergaderingen en overige bijeenkomsten.
3.3.4. Het ondertekenen of medeondertekenen van uitgaande correspondentie namens de vereniging of waarbij de vereniging (financiële) verplichtingen aangaat.
3.4. Secretaris
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
3.4.1. Het voeren van de correspondentie van de vereniging.
3.4.2. Het vastleggen van de vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering.
3.4.3. Het tekenen van alle uitgaande bestuursstukken (zie 3.3.4).
3.4.4. Het afschrift houden van alle bestuursstukken en de vanuit het bestuur en de eventueel van commissies uitgaande relevante correspondentie, inclusief e-mails. Daartoe sturen bestuursleden en secretarissen van commissies te allen tijde een afschrift aan de secretaris t.b.v. het secretariaatsarchief.
3.4.5. Het uitbrengen van een jaarverslag tijdens de algemene ledenvergadering waarin de jaarafsluiting wordt behandeld.
3.4.6. Het voeren van een ledenadministratie en het bestuur, de penningmeester en de commissies in goed overleg voorzien van benodigde informatie. De uitvoering van de ledenadministratie wordt gedelegeerd aan een ledenadministrateur.
3.4.7. Toegang tot alle commissievergaderingen en overige bijeenkomsten.
3.5. Penningmeester
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
3.5.1. Beheert de geldmiddelen van de vereniging.
3.5.2. Draagt zorg voor de inning van de contributies, sponsorbijdragen, subsidies en andere bijdragen.
3.5.3. Houdt een adequate boekhouding bij waarin de staat van het vermogen en de inkomsten en uitgaven worden verantwoord.
3.5.4. Draagt zorg voor alle bancaire betalingen.
Kasbetalingen worden door hem gedaan tegen overlegging van een betalingsbewijs.
Betalingen worden periodiek gecontroleerd door iemand uit het bestuur.
De penningmeester mag uitsluitend betalingen doen, die gefiatteerd zijn door een ander bestuurslid.
Contante betalingen worden altijd door twee personen gecontroleerd.
3.5.5. Brengt schriftelijke jaarstukken uit tijdens de algemene ledenvergadering waarin de jaarafsluiting en de begroting worden behandeld.
3.5.6. Stelt aan de kascommissie alle informatie ter beschikking voor een goed oordeel over de staat van het vermogen en over de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkomsten en uitgaven.
3.5.7. Verstrekt aan commissies noodzakelijke kasvoorschotten en levert al dan niet op verzoek budgettaire informatie aan de commissies.
3.5.8. Legt de financiële jaarstukken minimaal 24 uur voorafgaande aan de algemene ledenvergadering waarin deze behandeld worden ter inzage in de accommodatie.
3.5.9. Toegang tot alle commissievergaderingen en overige bijeenkomsten.
4. Commissies
4.1. Van elke commissie wordt door het bestuur in overleg met de commissie een functie en taakomschrijving vastgesteld.
4.2. Elke commissie bestaat uit minimaal drie leden en maximaal zoveel leden als het bestuur in overleg met de commissie nodig acht om de taken van de commissie uit te voeren.
4.3. De commissievoorzitter wordt – bij voorkeur op voordracht van de commissie – door het bestuur in functie benoemd. De leden van de commissie worden – bij voorkeur op voordracht van de commissie – eveneens door het bestuur benoemd
4.4. Elke commissie wordt vertegenwoordigd door haar voorzitter of, bij diens afwezigheid, door een van haar leden. De voorzitter behartigt de belangen van de commissie en informeert het bestuur over de voortgang van uit te voeren taken in de ruimste zin van het woord.
4.5. Commissieleden worden in beginsel voor onbepaalde tijd benoemd. Het bestuur kan als het belang van de vereniging zulks vergt – na overleg met of op verzoek van de commissie – de benoeming van een commissielid intrekken.
4.6. Maandelijks vindt er afstemmingsoverleg plaats tussen minimaal twee leden van het bestuur en de voorzitters van de barcommissie, evenementencommissie, commissie onderhoud en PRcommissie. Doel van het afstemmingsoverleg is te komen tot beleidsafspraken over de ontwikkeling van de vereniging en ieders rol daarin en te komen tot heldere afspraken over de onderlinge samenwerking rond allerlei activiteiten van de vereniging.
4.7. Een commissievoorzitter kan zich voor deskundige inbreng bij bepaalde agendapunten doen vergezellen door een ander lid uit de commissie.
4.8. Van het afstemmingsoverleg wordt door een van de aanwezige bestuursleden een verslag gemaakt.
De gemaakte afspraken worden in een besluitenlijst vastgelegd.
4.9. De gemaakte afspraken uit het afstemmingsoverleg zijn bindend.
4.10. Elke commissie levert jaarlijks vóór 1 november een begroting van inkomsten en uitgaven aan voor het komende jaar, vergezeld van een werkplan en eventueel een investeringsplan. In het investeringsplan moeten alle uitgaven voor duurzame middelen worden opgenomen die een bedrag van € 500 te boven gaan.
4.11. Na aanvaarding door het bestuur en de algemene ledenvergadering kan de begroting worden beschouwd als het budget voor de commissie. De commissie kan vrijelijk over haar budget beschikken. Betalingen per bank of giro lopen via de penningmeester. De commissie ontvangt van de penningmeester een redelijk kasvoorschot om daaruit de lopende uitgaven voor een bepaalde periode te kunnen voldoen. Het kasvoorschot wordt aangevuld na verantwoording van de bestedingen door overlegging van nota’s of andere bewijsmiddelen die de uitgaven dekken.
4.12. De commissie brengt elk kwartaal op hoofdlijnen verslag uit van haar werkzaamheden inclusief een financiële verantwoording (commissiebegroting versus -realisatie). Eenmaal per jaar wordt bij de algemene ledenvergadering verslag uitgebracht van haar werkzaamheden in het betreffende jaar inclusief een financiële verantwoording.
5. Leden
5.1. Erelid
5.1.1. Ereleden worden benoemd door de algemene ledenvergadering op voordracht van het bestuur.
5.1.2. Tot erelid kunnen worden gekozen personen die een zeer bijzondere prestatie hebben geleverd in het belang van de vereniging.
5.1.3. Een erelid is vrijgesteld van het betalen van contributie.
5.2. Lid van verdienste
5.2.1. Leden van verdienste worden op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering als zodanig gekozen.
5.2.2. Tot lid van verdienste kunnen worden gekozen leden die in een reeks van jaren een bijzondere bijdrage hebben geleverd aan de vereniging.
5.3. Het proeflidmaatschap
Dit lidmaatschap kan eenmalig voor maximaal drie maanden worden toegestaan voor kandidaatleden die zich willen oriënteren op een lidmaatschap. De kosten worden vastgesteld op 10% van het jaarlidmaatschap per maand, vooraf te betalen. Bij het aangaan van een lidmaatschap wordt het betaalde bedrag verrekend met de bijdrage voor het lidmaatschap.
5.4. Het rustend lidmaatschap
Het rustend lidmaatschap is bedoeld voor leden die na een lidmaatschap van tenminste tien jaar door gezondheidsproblemen en/of leeftijd niet meer in staat zijn actief aan de sportactiviteiten deel te nemen maar die het wel op prijs stellen bij de vereniging betrokken te blijven. Rustende leden hebben dezelfde rechten als gewone leden behoudens deelname aan sportieve activiteiten. Zij betalen een jaarbijdrage gelijk aan 30% van het gewone jaarlidmaatschap.
5.5. Gewone leden
5.5.1. Gewone leden zijn personen die door het bestuur als lid van de vereniging zijn toegelaten.
5.5.2. Leden betalen jaarlijks de contributie plus de opslagen die op voorstel van het bestuur door de algemene ledenvergadering is vastgesteld respectievelijk door de NJBB zijn opgelegd.
5.5.3. Leden dienen jaarlijks vóór 15 januari hun contributie plus toeslagen te voldoen. Behoudens lopende dispensaties geven zij daarvoor een machtiging af aan de penningmeester. Indien aan de geldende verplichtingen niet binnen een maand is voldaan, stuurt de penningmeester een herinnering. Indien binnen een maand na verzending van de herinnering nog niet is voldaan aan de geldelijke verplichtingen, wordt het betreffende lid geschorst en bij langer in gebreke blijven uit het lidmaatschap ontzet.
5.5.4. Leden dienen zich in de accommodatie of elders op het terrein van PCO tegenover elkaar en tegenover derden te allen tijde hoffelijk en sportief te gedragen. Bij ernstige overtreding van deze regel kan het bestuur het betreffende lid schorsen en de toegang tot de accommodatie en het terrein ontzeggen.
5.6. Aanmelding van nieuwe leden
5.6.1. Nieuwe leden kunnen worden aangemeld met een door de vereniging verstrekt aanmeldingsformulier dat volledig ingevuld en ondertekend wordt ingediend bij de secretaris. Op het formulier dienen alle bekende gegevens te worden vermeld die voor de registratie vereist zijn. Ook dient een doorlopende machtiging te worden ingevuld en ondertekend voor de inning van de contributie.
5.6.2. Met ondertekening van het aanmeldingsformulier onderschrijft het nieuwe lid de privacyverklaring van de vereniging, zoals deze staat aangegeven op het aanmeldingsformulier.
5.6.3. Kandidaat-leden moeten zich nadrukkelijk bereid verklaren in goed overleg en naar vermogen een bijdrage te leveren aan het onderhoud van gebouwen en terreinen en of andere werkzaamheden die nodig zijn voor het goed functioneren van de vereniging. Bij weigering kan het bestuur het kandidaat-lid de toelating onthouden.
5.6.4. Leden worden aangenomen bij besluit van het bestuur. Het bestuur kan de aanneming delegeren aan de secretaris en/of degene die de ledenadministratie onder delegatie beheert.
5.6.5. Bij het aannemen van leden wordt geen onderscheid gemaakt naar geslacht, ras, sociale status of gezondheid. Leden moeten wel zelfstandig kunnen functioneren en zelfstandig petanque kunnen spelen.
5.6.6. Leden die hetzij door de NJBB hetzij door een van de zusterverenigingen geschorst zijn kunnen niet worden aangenomen.
5.6.7. Het maximumaantal leden wordt (exclusief jeugdleden) vastgesteld op 180. Indien het maximum bereikt is worden kandidaat-leden door de secretaris op een wachtlijst geplaatst.
5.6.8. Indien er een wachtlijst bestaat worden leden aangenomen in volgorde van de inschrijving. Kandidaat-leden uit de gemeente Oisterwijk hebben voorrang boven kandidaat-leden buiten de gemeente Oisterwijk.
5.6.9. Oud-leden van de vereniging, die om fysieke of andere redenen niet langer kunnen boulen, kunnen voor een vast bedrag per jaar betrokken blijven bij de vereniging.
5.7. Einde lidmaatschap
5.7.1. Het lidmaatschap kan jaarlijks worden beëindigd door schriftelijke opzegging bij de ledenadministratie.
5.7.2. Het lidmaatschapsjaar loopt van 1 januari tot 31 december. Opzegging geschiedt voor 1 december van enig jaar.
5.7.3. Het lidmaatschap eindigt automatisch indien niet aan de verplichtingen ex art 5.5.3. wordt voldaan.
6. Ledenraad van advies
6.1. De ledenraad van advies is samengesteld uit een groep leden op voordracht van het bestuur en door de algemene ledenvergadering bekrachtigd.
6.2. De ledenraad van advies kan het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren over bestuurlijke vraagstukken.
6.3. Voor gevraagd advies roept de voorzitter van het bestuur de ledenraad van advies bijeen. De secretaris verzorgt de uitnodiging voor deze vergadering.
6.4. Een van de leden van het bestuur is technisch voorzitter bij de vergadering met de ledenraad van advies.
6.5. Van het overleg worden notulen opgesteld. De notulen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de ledenraad van advies.
6.6. Het bestuur kan het advies vanuit de vergadering met de ledenraad van advies al dan niet overnemen.
6.7. De ledenraad van advies kan afzonderlijk vergaderen indien de meerderheid van de ledenraad advies dit noodzakelijk of wenselijk acht.
7. Schade en verzekering
7.1. PCO is niet aansprakelijk voor schade aan of diefstal van persoonlijke eigendommen die leden in het clubhuis of op het terrein van PCO gebruiken of achterlaten.
7.2. Het bestuur draagt zorg voor verzekering tegen bestuurdersaansprakelijkheid, tegen schade opgelopen tijdens vrijwillige werkzaamheden, en tegen schade die leden kunnen oplopen bij het uitoefenen van hun sport. De verzekering treedt eerst in werking indien de eigen verzekering tekortschiet. Buiten de verzekerde schade is de vereniging niet aansprakelijk.
7.3. Leden die medeleden vervoeren worden geacht over een inzittendenverzekering te beschikken. Leden die van dit vervoer gebruik maken doen dit op eigen verantwoordelijkheid.
8. Vergaderingen
8.1. Het bestuur komt eenmaal per maand bijeen, tenzij er omstandigheden zijn die dat verhinderen of zo vaak als de voorzitter of twee leden van het bestuur dat noodzakelijk vinden.. Dat zal meestal zijn voorafgaand aan of vlak na het afstemmingsoverleg (8.2)
8.2. Het afstemmingsoverleg vindt eenmaal per maand plaats.
8.3. Commissies vergaderen ten minste eenmaal per kwartaal of zoveel vaker als de commissievoorzitter of twee leden van de commissie dat noodzakelijk vinden.
8.4. Alle vergaderingen moeten worden genotuleerd. De secretaris verzorgt het verslag van de bestuursvergadering en het afstemmingsoverleg. Elke commissie wijst ofwel een secretaris aan die tevens het verslag verzorgt ofwel regelt per vergadering de verslaglegging. Commissies stellen de secretaris van de vereniging een afschrift van het verslag van elke vergadering beschikbaar.
8.5. De voorzitter van het bestuur kan bepalen dat verslagen dan wel delen van verslagen tijdelijk geheimgehouden worden. In dat geval zijn de leden van het bestuur dan wel van de commissies verplicht in alle opzichten geheimhouding te bewaren.
9. Verenigingseigendommen
9.1. De commissie onderhoud is verantwoordelijk voor het beheer en het onderhoud van gebouwen, terreinen en roerende eigendommen van de vereniging.
9.2. De openingstijden van het terrein en de gebouwen worden door het bestuur na overleg met de commissies vastgesteld.
9.3. Gedurende de openingstijden kunnen leden gebruik maken van het terrein en de gebouwen.
9.4. De accommodatie en de terreinen zijn voor leden gesloten indien deze voor promotiedoeleinden worden ingezet voor derden of voor specifieke leden.
9.5. Leden worden geacht “als goed huisvader” en gebruiker om te gaan met de eigendommen van PCO. Bij verkeerd gebruik, misbruik of vandalisme zal de schade op de veroorzaker verhaald worden.
10. Wedstrijden
10.1. Jaarlijks publiceert de evenementencommissie na goedkeuring door het bestuur de evenementenkalender met het wedstrijdprogramma.
10.2. De evenementencommissie kan de evenementenkalender na overleg met het bestuur tussentijds aanpassen.
10.3. Leden hebben toegang tot alle open evenementen waarvoor zij speelgerechtigd zijn. Zij moeten zich aanmelden op het daartoe bestemde formulier op het wedstrijdbord.
10.4. De evenementencommissie stelt een wedstrijdreglement op, dat na goedkeuring door het bestuur bij elke wedstrijd aanwezig is en wordt toegepast.
11. Presentatie
11.1. Het bestuur stelt met de clubkleuren en het club logo het beeld vast waarmee PCO zich naar buiten wil presenteren.
11.2. Clubkleuren en logo blijven te allen tijde eigendom van PCO.
11.3. Voor afbeelding van de clubkleuren of het club logo op kleding en gedrukte of elektronische informatiedragers is schriftelijk toestemming nodig van het bestuur.
11.4. Op de website en op alle affiches worden de clubkleuren en het logo gebruikt.
11.5. Bij officiële gelegenheden en toernooien presenteren de leden zich zo mogelijk in clubkleding.
11.6. De PR-commissie draagt zorg voor promotie van PCO in pers en andere media, geeft nieuwsbrieven uit en onderhoudt een website voor clubleden en relaties.
11.7. PCO organiseert regelmatig op eigen terrein activiteiten voor derden die bijdragen aan promotie van het Petanque-spel in het algemeen en van PCO in het bijzonder.
12. Slotbepalingen
12.1. Wijziging van het huishoudelijk reglement geschiedt op voorstel van het bestuur dan wel van 15 leden gezamenlijk door goedkeuring van de algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen.
12.2. In alle gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
